Afspraken over communicatie
Binnen de school gelden er afspraken over de communicatie tussen het schoolteam, de ouders (en leerlingen).
De afspraken rond communicatie zijn afgestemd op het afsprakenkader deconnectie dat een bijlage is van het arbeidsreglement.
Alle digitale communicatie gebeurt door het schoolteam via het schoolmailadres.
Bij de start van het schooljaar deelt elke leerkracht het mailadres mee en dit wordt ook in de schoolagenda opgenomen.
Via mail word je op de hoogte gehouden van alle belangrijke informatie. Deze wordt gebundeld in een maandelijkse schoolinfo.
Bij het versturen van een mail naar verschillende geadresseerden, plaatsen we deze in BCC.
Voor schriftelijke communicatie naar ouders maken we enkel gebruik van e-mail.
Voor afstandsonderwijs (bij ziekte en in samenspraak met de klasleerkracht) en ‘uitzonderlijke’ digitale oudercontacten maken we gebruik van onze 365-omgeving (Teams).
Op de schoolwebsite (www.sintdenijs.be) is er velerlei schoolinfo te raadplegen.
Foto’s van activiteiten zijn zowel op de schoolwebsite als ook op de facebook-pagina van de school terug te vinden. Wij vragen hiervoor bij de start van het schooljaar toestemming aan de ouders.
Dit zijn de enige digitale tools die ter beschikking gesteld worden in de onderwijsinstelling en die gebruikt worden voor werkgerelateerde communicatie.
Andere digitale kanalen (inclusief private digitale tools zoals sociale media…) zijn geen officiële communicatiekanalen. Er kan van het personeelslid en de directie dus niet verwacht worden dat er via deze kanalen gecommuniceerd wordt.
Dringende berichten worden via persoonlijk contact of telefoon gedaan, bij voorkeur tijdens de werkuren.
Timing van het versturen, lezen en beantwoorden van berichten
De personeelsleden en de directie zijn digitaal bereikbaar tijdens de schooldagen van 08.00 uur tot 18.00 uur.
Tijdens de schooldagen bekijken de personeelsleden minstens één keer per dag hun mailbox en volgen ze de mails op.
Er kan van hen dus niet verwacht worden een bericht te lezen/beantwoorden buiten deze uren, tijdens de rustperiodes, vakanties, inactiviteitsdagen of periodes van opschorting van de arbeidsovereenkomst. Dit geldt in beide richtingen, zowel voor de zender als ontvanger.
Vanuit de school waken we erover om na 20.00 uur geen berichten meer te versturen naar ouders, met uitzondering van de directeur vanuit hoogdringendheid.
Gebruik van sociale media
Sociale media (of shadow IT), hoewel ze niet behoren tot de officiële communicatiekanalen van de school, zijn niet meer weg te denken uit onze maatschappij en dus ook bij iedereen die betrokken is bij onderwijs.
Online delen en uitwisselen van info mag zolang het niet om vertrouwelijke of persoonlijke zaken gaat, anderen niet schaadt en er geen inbreuk wordt gemaakt op de privacy van personen.
Wij staan niet toe dat foto’s, film- of geluidsopnamen gemaakt worden tijdens de les of andere schoolse situaties en dat die online gezet of verspreid worden, tenzij toestemming is verleend door de directie en de betrokkenen.
De regels van netiquette dienen door alle betrokkenen te worden gerespecteerd.
Indien deze overschreden worden, dient dit te worden gemeld aan de directeur zodat er passende maatregelen kunnen genomen worden.
Communicatie en bereikbaarheid bij ziekte, leerkrachten die deeltijds werken,
overmacht en tijdens noodsituaties, tijdens vakantieperiodes
Bij ziekte
Het personeelslid zal bij geplande afwezigheid een automatisch antwoord instellen waarin zijn/haar afwezigheid wordt bevestigd.
Bij deeltijds werken
Bij niet-werkdagen voor personeelsleden met een deeltijdse opdracht verwachten we dat de professionele digitale communicatie en info gelezen en/of beantwoord wordt uiterlijk voor de start van de eerstvolgende werkdag.
Bij overmacht en tijdens noodsituaties
In geval van overmacht of bij noodsituaties nemen personeelsleden / de directie telefonisch of persoonlijk contact op.
Om de communicatie snel te laten verlopen, zal per klas een whatsapp groep door de school worden aangemaakt. Bij de start van het schooljaar wordt hiervoor toestemming gevraagd. Hierbij zal enkel communicatie door de school mogelijk zijn.
Tijdens vakantieperiodes
De school deelt aan ouders mee wanneer de school geopend is tijdens de zomervakantie. In deze periode kan de directeur en het secretariaat gecontacteerd worden.
Vakantieperiodes zijn digitaal luwe periodes: om de rust van personeelsleden tijdens de vakantieperiode te garanderen veronderstellen we dat professionele digitale berichten in die periodes tot een minimum worden beperkt.
Tijdens vakantieperiodes wordt een automatisch antwoord ingesteld voor alle personeelsleden.
Op het einde van een zomervakantieperiode wordt digitaal informatie verzonden over het ontmoetingsmoment eind augustus, de eerste schooldag en de infoavond begin september.
- Meedelen van opdrachten/taken/toetsen en mee te brengen schoolmateriaal meedeelt (bv. mondeling of via (digitale) agenda) en de tijdspanne tussen de mededeling en de opvolging ervan
Bij uitstappen, schoolse activiteiten of een buitenschools aanbod trachten we de informatie zoveel mogelijk digitaal door te sturen.
Indien er verwacht wordt dat ouders zich inschrijven voor een activiteit of dat er toestemming gegeven wordt voor deelname aan een activiteit, dan bezorgen we dit op papier.
In de kleuterschool
We gebruiken een heen-en-weermapje waarin de klasleerkracht en ouders dagelijks iets kunnen noteren.
Themabriefjes sturen we digitaal door vóór de start van een nieuw thema of we geven dit mee via het mapje.
Mee te brengen materialen trachten we één week voor de activiteit door te geven, digitaal of via het mapje.
We verwachten van ouders dat er dagelijks in het mapje gekeken wordt.
In de lagere school
Vanaf het eerste leerjaar beschikt elke leerling over een agenda waarin taken en lessen genoteerd worden.
Mee te brengen materialen worden tijdig in de agenda genoteerd. Het kan ook zijn dat de klasleerkracht een briefje opmaakt en dit digitaal verzendt of dat het bij de agenda wordt meegegeven.
We trachten mee te brengen materialen één week op voorhand door te geven.
We verwachten van ouders dat de schoolagenda dagelijks ondertekend wordt.